- Protokollpflicht gilt analog auch für Beschlüsse ohne Präsenzsitzung
- Mängel im Protokoll machen Aufsichtsratsbeschlüsse nicht unwirksam
- Wesentliche Abwägungsgesichtspunkte müssen im Protokoll erkennbar sein
Dokumentationspflichten im Aufsichtsrat: Was das Gesetz verlangt
Der Wissenschaftliche Dienst des Deutschen Bundestages hat in einer Analyse (WD 7-30000-0013-0009, Stand: September 2026) die gesetzlichen Anforderungen an die Protokollierung von Sitzungen des Aufsichtsrats einer Aktiengesellschaft dargestellt. Ein besonderer Schwerpunkt liegt dabei auf der Frage, welche Dokumentationspflichten bei Beschlussfassungen außerhalb von Präsenzsitzungen gelten.
Gesetzliche Mindestanforderungen nach § 107 AktG
Grundlage ist § 107 Abs. 2 des Aktiengesetzes (AktG). Danach ist über jede Sitzung des Aufsichtsrats eine Niederschrift anzufertigen, die vom Vorsitzenden zu unterzeichnen ist. Das Protokoll muss mindestens folgende Angaben enthalten: Ort und Tag der Sitzung, die Teilnehmer, die Gegenstände der Tagesordnung, den wesentlichen Inhalt der Verhandlungen sowie die gefassten Beschlüsse. Die Protokollführung selbst kann auf einen Schriftführer übertragen werden; die Unterschrift des Vorsitzenden – gegebenenfalls in elektronischer Form – ist jedoch persönlich zu leisten.
Kein Wortprotokoll erforderlich
Die Niederschrift muss den Sitzungsverlauf weder wörtlich wiedergeben noch vollständig protokollieren. Nach der in der juristischen Literatur überwiegend vertretenen Auffassung genügt eine zusammenfassende Darstellung der tragenden Gesichtspunkte, die zum Verständnis der gefassten Beschlüsse beitragen. Die bloße Wiedergabe der Beschlüsse selbst reicht jedoch nicht aus.
Besondere Anforderungen gelten, wenn der Aufsichtsrat einen Ermessens- oder Beurteilungsspielraum hatte – etwa bei Investitionsentscheidungen. In diesen Fällen muss das Protokoll erkennen lassen, welche Abwägungsgesichtspunkte der Aufsichtsrat berücksichtigt hat. Einzelne Mitglieder können zudem verlangen, dass ihr Abstimmungsverhalten und ihre wesentlichen Äußerungen festgehalten werden, insbesondere im Hinblick auf eine mögliche persönliche Haftung nach §§ 116, 93 AktG.
Protokoll als Beweisurkunde – keine Wirksamkeitsvoraussetzung
Ein zentrales Ergebnis der Analyse: Das Protokoll hat ausschließlich Beweisfunktion. Mängel in der Niederschrift – einschließlich einer fehlenden Unterschrift oder eines gänzlich fehlenden Protokolls – berühren die Wirksamkeit der gefassten Beschlüsse nicht. Dies regelt § 107 Abs. 2 Satz 3 AktG ausdrücklich. Eine konstitutive Wirkung kann dem Protokoll auch durch Satzung oder Geschäftsordnung nicht zugeschrieben werden.
Beschlussfassung ohne Präsenzsitzung
Nach § 108 Abs. 4 AktG sind Beschlüsse des Aufsichtsrats auch in schriftlicher, fernmündlicher oder vergleichbarer Form möglich, sofern kein Mitglied widerspricht. Die Präsenzsitzung gilt als Regelfall; solche alternativen Verfahren sind Ausnahmen. Für ihre Dokumentation wird in der Literatur überwiegend eine analoge Anwendung von § 107 Abs. 2 AktG befürwortet. Landgericht München I und Oberlandesgericht Stuttgart haben diese Auffassung in einschlägigen Entscheidungen bestätigt. Die Anforderungen an das Protokoll sind damit identisch mit denen einer Präsenzsitzung – einschließlich der fehlenden Wirksamkeitsrelevanz von Protokollmängeln.
Eine abweichende Mindermeinung in der Literatur hält bei Beschlüssen ohne Präsenzsitzung eine schlichte Protokollierung der einzelnen Beschlüsse für ausreichend, ohne dies näher zu begründen.
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